Mit Ablauf dieser Fristen können nach dem 31.Dezember 2006 folgende Unterlagen vernichtet werden:

• Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 1996 und früher erfolgt ist
• Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 1996 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Eigenbelege, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 1996

Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein. Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Diese Aufbewahrungsfrist gilt ebenfalls für Aufzeichnungen, die für ab dem Januar 2003 beginnende Wirtschaftsjahre über Art und Inhalt von Geschäftsbeziehungen mit sog. nahe stehenden Personen bei Auslandsbeteiligungen im Sinne des § 1 AStG zu führen sind (vgl. § 90 Abs. 3 AO). Hierunter fallen u. a. Angaben zu Verrechnungspreisen bei verbundenen Unternehmen. Die Aufzeichnungen können schriftlich oder in elektronischer Form erstellt werden.

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2000 oder früher
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2000 oder früher

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnungen vorgenommen worden oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen sollte auch überlegt werden, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel - trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit - weiterhin aufbewahrt werden sollten.